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创新服务方式,深层次开发公路工程科技档案资

发布时间:2016-03-31 16:19

  一、针对公路工程科技档案形成特点,确保应归档的科技文件材料归档。


    确保应归档的科技文件材料归档,其关键是搞好建档管理工作,而建档管理工作最重要的是实现“三纳入"。即把建档工作纳入工程技术人员职责,纳入计划管理,纳入制度管理。公路工程工作各个环节形成的应归档文件材料全部归档,并非一件易事。首先,科技文件材料从形成到归档,有一个从零星分散到归类集中,由凌乱无序到条理系统的过程。其次,_些工程技术人员为了随时利用方便,或为了技术竞争等原因,不愿把自身形成和文件材料归档。而文件材料归档是保证公路工程科技档案完整、齐全的重要基础性工作。为此,要针对公路工程科技档案工程项目多、工程档案形成分散、涉及环节多等形成特点,采取针对措施,确保该归档的文件材料完整、齐全归档。一是建立健全档案管理制度,把工程文件和图纸的收集、整理、归档作为制度的必要条款,在签定工程合同时就应明确:凡档案资料不完整、不准确的,公路工程不予验收。同时,在工程竣工验收时指派档案人员参与验收档案资料。二是根据工程实际和基层施工的特点,建立基层档案员队伍,通过加强业务培训,提高他们的档案管理水平。三是在工地现场配备兼职资料员,明确其岗位职责,使档案收集工作与工程进度同步,工程竣工后由资料保管员将资料整理、立卷后移交档案部门。四是增强全员档案意识,尤其是工程技术人员的档案意识。


  通过各种途径,提高全体工程参与者对档案重要性的认识,保证在工程建设中形成的档案齐全、完整地收集归档。同时,严格搞好归档前文件材料的鉴定工作,是保证应归档文件材料归档的重要措施。归档之前,对收集积累的文件材料应认真严格的鉴定,保证案卷质量,保证该归档的全部归档。

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  二、档案人员应熟悉库存,准确提供利用。


   由于利用者对公路工程科技档案的内容不可能做到详尽了解,在查阅图纸、文件时,常常会有一些问题或疑惑。因此,档案人员的业务水平要跟上利用者的要求,既需要熟悉公路工程业务知识,又要熟悉库存内容,不仅要熟悉本单位公路工程科技档案的数量、存放位置、档案编号,而且还要学习、掌握公路工程科技档案的内容、形成过程、完整准确程度、变更修改情况及它在工程中的价值。这样才能准确提供利用,从而充分发挥公路工程技术档案作用。


  三、转变观念,变被动服务为主动服务。


档案人员应该改变传统的"你查我调”的调档工作方式,变被动服务为主动服务,主动为用户找档案,为档案找用户。一项公路工程从设计到施工,往往需要借鉴和利用既往的基础资料,这就需要参考利用大量的工程科技档案,档案人员应该主动地适应利用者之需,通过对档案资料利用的可能性进行分析、预测,掌握工程设计、施工人员的需求利用的方向,做好提供利用的准备,最大限度地满足工程设计、施工人员的需求,迅速、准确、方便提供利用。同时还应简化利用档案的手续,消除人为障碍,方便档案利用者。同时,应根据公路施工点多、线长、面广的实际情况,主动上门提供一些服务项目,如上门收集设计、施工文件资料和办理底图归档;上门催促到期未归还的档案资料;上门了解设计、施工一线对档案部门的急需,把急用和下发的规范性工程科技文件资料主动送到利用者手中。

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